1. Who we are
These booking conditions apply to the training camps organised by Club Atletismo Apolana (NIF G-03845500), C/ Hondón de las Nieves 4 (Estadio Joaquín Villar), 03005 Alicante, Spain ("the Club"), for clubs, teams, organisations and groups ("the Client").
2. Requests and availability
- Sending a request does not create a booking. Facilities, time slots and services are always subject to availability.
- The time slots shown on our website are indicative. The final schedule is the one stated in the accepted proposal.
- Facilities not owned by the Club, such as the Estadio Joaquín Villar (a municipal facility), are used in accordance with the availability and rules set by their owner.
3. Proposal and acceptance
- Each proposal is tailor-made and valid until the date stated on it (by default, 15 days).
- The Client accepts a proposal online through its link or in writing. Accepting a proposal means accepting these conditions in the version stated on it.
4. Confirmation and payments
- The booking is confirmed when (a) the Client has accepted the proposal, (b) the deposit has been received and verified, and (c) the Club has confirmed availability in writing.
- Deposit: 30 % of the total, payable within 7 days of the payment request.
- Balance: the remaining amount must be paid no later than 30 days before the arrival date, or by the date stated on the proposal.
- Payments are made by card through a secure payment link (Stripe), or by bank transfer when agreed. Any bank charges are borne by the Client.
- If the balance is not paid on time, the Club may cancel the booking and section 6 will apply.
5. Changes
- Changes to dates, number of participants or services must be requested in writing. They are subject to availability and may change the price; the Club will send an updated proposal.
- A reduction in the number of participants notified less than 30 days before arrival does not reduce the price, unless the service affected can still be cancelled at no cost to the Club.
6. Cancellation by the Client
Cancellations must be notified in writing. The following applies:
- More than 60 days before arrival: the deposit is refunded, less any non-refundable costs already incurred with third parties on the Client's behalf (with supporting documents).
- Between 60 and 30 days before arrival: the deposit is retained.
- Less than 30 days before arrival, or no-show: the amounts paid are not refunded, except for services the Club can still cancel at no cost.
- Services not used during the camp (sessions not attended, early departure) are not refunded.
7. Cancellation or changes by the Club
If the Club cannot provide a confirmed service for reasons attributable to it, it will offer an equivalent alternative or refund the amount corresponding to the service not provided. The Club is not liable for other costs (flights, travel or accommodation booked directly by the Client), except where the law provides otherwise.
8. Force majeure
Neither party is liable for failing to perform due to circumstances beyond its reasonable control, such as extreme weather, closure of facilities by the authorities, health emergencies, strikes or natural disasters. In that case the parties will try to reschedule; if that is not possible, the Club will refund the amounts paid for services not provided, less non-recoverable costs already incurred.
9. Use of the facilities, sports and safety rules
- Participants must follow the rules of each facility, the instructions of the Club's staff and of the facility staff, and all safety rules, particularly in throwing events and strength training.
- The Client's coaches and staff are responsible for supervising their athletes at all times.
- The Club may refuse access to, or remove, anyone whose behaviour puts people or facilities at risk.
10. Damage
The Client is responsible for any damage caused by its participants to facilities, equipment or third parties, beyond normal wear and tear.
11. Insurance and health
- All participants must have valid medical and accident insurance covering sports practice in Spain, and the Client must have civil liability insurance where applicable. Participants entitled to it should also carry their EHIC/GHIC card.
- The Client declares that the participants are fit to train and will inform the Club of any relevant health condition.
12. Services provided by third parties
Transport, accommodation, meals, physiotherapy and other services may be provided by third parties. The Club arranges them on the Client's behalf and will help with any incident, but each provider is responsible for its own service under its own conditions.
13. Minors
Groups that include minors must travel with responsible adults from the Client, who are in charge of them throughout the camp. The Client guarantees that it holds the authorisations required from parents or guardians.
14. Photos and videos
The Club will only take photos or videos of the sessions for its own communication channels with the Client's consent. The Client may ask for specific participants not to be photographed.
15. Personal data
The Club processes the data provided to manage the request and the camp (pre-contractual and contractual basis) and keeps them for as long as the law requires. They are only shared with the providers needed for the services requested. You can exercise your rights of access, rectification, erasure, objection, restriction and portability by writing to the Club. More information in the privacy policy at atletismoapolana.com.
16. Applicable law
These conditions are governed by Spanish law. Any dispute will be submitted to the courts of Alicante, without prejudice to mandatory consumer protection rules where applicable. If the English and Spanish versions differ, the Spanish version prevails.
1. Quiénes somos
Estas condiciones se aplican a las concentraciones deportivas que organiza el Club Atletismo Apolana (NIF G-03845500), C/ Hondón de las Nieves 4 (Estadio Joaquín Villar), 03005 Alicante, España («el Club»), para clubes, equipos, entidades y grupos («el Cliente»).
2. Solicitudes y disponibilidad
- Enviar una solicitud no supone una reserva. Las instalaciones, los horarios y los servicios están siempre sujetos a disponibilidad.
- Los horarios que aparecen en la web son orientativos. El horario definitivo es el que figura en el presupuesto aceptado.
- Las instalaciones que no son del Club, como el Estadio Joaquín Villar (instalación municipal), se usan según la disponibilidad y las normas que fije su titular.
3. Presupuesto y aceptación
- Cada presupuesto es personalizado y es válido hasta la fecha que indica (por defecto, 15 días).
- El Cliente acepta el presupuesto desde su enlace o por escrito. Aceptarlo supone aceptar estas condiciones en la versión que figura en él.
4. Confirmación y pagos
- La reserva queda confirmada cuando (a) el Cliente ha aceptado el presupuesto, (b) se ha recibido y comprobado el pago de la señal y (c) el Club ha confirmado la disponibilidad por escrito.
- Señal: 30 % del total, a pagar en un plazo de 7 días desde que se solicita el pago.
- Resto: el importe pendiente se paga como muy tarde 30 días antes de la fecha de llegada, o en la fecha que indique el presupuesto.
- Los pagos se hacen con tarjeta mediante un enlace de pago seguro (Stripe) o por transferencia bancaria si se acuerda. Las comisiones bancarias, si las hay, corren a cargo del Cliente.
- Si el resto no se paga a tiempo, el Club puede cancelar la reserva y se aplicará el apartado 6.
5. Modificaciones
- Los cambios de fechas, de número de participantes o de servicios se piden por escrito. Están sujetos a disponibilidad y pueden cambiar el precio; el Club enviará un presupuesto actualizado.
- Una reducción del número de participantes comunicada con menos de 30 días de antelación no reduce el precio, salvo que el servicio afectado se pueda cancelar todavía sin coste para el Club.
6. Cancelación por parte del Cliente
Las cancelaciones se comunican por escrito. Se aplica lo siguiente:
- Más de 60 días antes de la llegada: se devuelve la señal, descontando los gastos no reembolsables ya realizados con terceros por cuenta del Cliente (con justificante).
- Entre 60 y 30 días antes de la llegada: se retiene la señal.
- Menos de 30 días antes de la llegada, o no presentarse: no se devuelven los importes pagados, salvo los servicios que el Club pueda cancelar todavía sin coste.
- Los servicios no utilizados durante la concentración (sesiones a las que no se asiste, salida anticipada) no se devuelven.
7. Cancelación o cambios por parte del Club
Si el Club no puede prestar un servicio confirmado por causas que le sean imputables, ofrecerá una alternativa equivalente o devolverá el importe del servicio no prestado. El Club no responde de otros gastos (vuelos, viajes o alojamientos contratados directamente por el Cliente), salvo que la ley disponga otra cosa.
8. Fuerza mayor
Ninguna de las partes responde de un incumplimiento debido a circunstancias ajenas a su control razonable, como fenómenos meteorológicos extremos, el cierre de instalaciones por las autoridades, emergencias sanitarias, huelgas o catástrofes naturales. En ese caso las partes intentarán buscar nuevas fechas; si no es posible, el Club devolverá lo pagado por los servicios no prestados, descontando los gastos ya realizados que no se puedan recuperar.
9. Uso de las instalaciones y normas deportivas y de seguridad
- Los participantes deben cumplir las normas de cada instalación, las indicaciones del personal del Club y de la instalación, y todas las normas de seguridad, en especial en lanzamientos y en el entrenamiento de fuerza.
- Los entrenadores y el personal del Cliente son responsables de supervisar a sus deportistas en todo momento.
- El Club puede denegar el acceso o pedir que abandone la instalación a cualquier persona cuyo comportamiento ponga en riesgo a las personas o las instalaciones.
10. Daños
El Cliente responde de los daños que sus participantes causen en las instalaciones, el material o a terceros, más allá del desgaste normal por el uso.
11. Seguros y salud
- Todos los participantes deben tener un seguro médico y de accidentes en vigor que cubra la práctica deportiva en España, y el Cliente un seguro de responsabilidad civil cuando proceda. Quienes tengan derecho a ella deben llevar también su tarjeta sanitaria europea (EHIC/GHIC).
- El Cliente declara que los participantes están en condiciones de entrenar y comunicará al Club cualquier circunstancia de salud relevante.
12. Servicios prestados por terceros
El transporte, el alojamiento, las comidas, la fisioterapia y otros servicios pueden prestarlos terceros. El Club los gestiona por cuenta del Cliente y le ayudará ante cualquier incidencia, pero cada proveedor responde de su propio servicio según sus condiciones.
13. Menores
Los grupos con menores deben viajar acompañados de adultos responsables del Cliente, que se hacen cargo de ellos durante toda la concentración. El Cliente garantiza que cuenta con las autorizaciones necesarias de padres, madres o tutores.
14. Fotos y vídeos
El Club solo tomará fotos o vídeos de las sesiones para sus propios canales de comunicación con el consentimiento del Cliente. El Cliente puede pedir que no se fotografíe a determinados participantes.
15. Datos personales
El Club trata los datos facilitados para gestionar la solicitud y la concentración (base precontractual y contractual) y los conserva durante el tiempo que exige la ley. Solo se comunican a los proveedores necesarios para los servicios solicitados. Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo al Club. Más información en la política de privacidad de atletismoapolana.com.
16. Ley aplicable
Estas condiciones se rigen por la ley española. Cualquier controversia se someterá a los juzgados de Alicante, sin perjuicio de las normas imperativas de protección de los consumidores cuando sean de aplicación. Si las versiones en inglés y en castellano no coinciden, prevalece la versión en castellano.